Kayıt Sürecinde Sürekli İyileştirme ve Denetim Yöntemleri

Akademik dergilerin ulusal ve uluslararası indekslere kabul edilmesi, bir defalık bir başarıdan ziyade, sürekli bir kalite ve gelişim sürecinin sonucudur. İndekslerde yer almak, derginizin belirli standartları karşıladığını gösterir; ancak bu konumun sürdürülmesi ve derginin etkisinin artırılması, sürekli iyileştirme ve denetim mekanizmalarının etkin bir şekilde uygulanmasını gerektirir. Bu rehber, indeks kayıt sürecinde ve sonrasında dergilerin uygulayabileceği sürekli iyileştirme ve denetim yöntemlerini detaylı olarak ele almaktadır.

1. Sürekli İyileştirme ve Denetimin Önemi

Sürekli iyileştirme (Continuous Improvement) ve denetim (Auditing), derginin tüm süreçlerinin (editoryal, hakemlik, yayıncılık, teknik altyapı) düzenli olarak gözden geçirilmesi, eksikliklerin belirlenmesi ve giderilmesi, güçlü yönlerin pekiştirilmesi anlamına gelir. Bu yaklaşım:

• Kaliteyi Sürdürme: Derginin bilimsel ve editoryal kalitesini zaman içinde korumasını ve geliştirmesini sağlar.
• İndekslerde Kalıcılık: İndeksleyici kuruluşların periyodik değerlendirmelerinde başarılı olunmasına yardımcı olur.
• Rekabet Avantajı: Diğer dergiler arasında öne çıkmayı ve nitelikli yazarları çekmeyi sağlar.
• Paydaş Memnuniyeti: Yazarlar, hakemler, okuyucular ve editörler gibi tüm paydaşların memnuniyetini artırır.
• Risk Yönetimi: Potansiyel sorunları önceden tespit ederek olası krizlerin önüne geçer.

2. Sürekli İyileştirme Modelleri ve Yaklaşımları

Akademik yayıncılıkta sürekli iyileştirme için çeşitli modeller ve yaklaşımlar uygulanabilir.

2.1. Planla-Uygula-Kontrol Et-Önlem Al (PUKÖ / PDCA) Döngüsü

Deming Döngüsü olarak da bilinen PDCA, sürekli iyileştirme için en yaygın kullanılan modellerden biridir:

• Planla (Plan): İyileştirme hedeflerini belirle, mevcut durumu analiz et, potansiyel çözümleri ve uygulama planını oluştur.
  • Örnek: Hakem değerlendirme süresini kısaltmak için yeni bir hakem atama protokolü planla.
• Uygula (Do): Planı küçük ölçekte veya pilot olarak uygula.
  • Örnek: Yeni protokolü belirli bir sayıda makale üzerinde dene.
• Kontrol Et (Check): Uygulamanın sonuçlarını izle, hedeflerle karşılaştır, sapmaları ve başarıları analiz et.
  • Örnek: Yeni protokolün hakem değerlendirme süresini ne kadar kısalttığını ölç.
• Önlem Al (Act): Elde edilen sonuçlara göre standardizasyon yap, iyileştirmeleri geniş çapta uygula veya yeni bir iyileştirme döngüsü başlat.
  • Örnek: Protokol başarılıysa tüm makalelerde uygula; başarısızsa yeni bir plan yap.

2.2. Yalın (Lean) Yaklaşım

Yalın yaklaşım, süreçlerdeki israfı (gereksiz adımlar, beklemeler, hatalar) ortadan kaldırmayı hedefler. Akademik yayıncılıkta:

• Makale gönderim sürecindeki gereksiz adımları azaltma
• Hakem değerlendirme sürecindeki gecikmeleri minimize etme
• Redaksiyon aşamasındaki tekrar eden hataları giderme

2.3. Altı Sigma (Six Sigma) Yaklaşımı

Altı Sigma, süreçlerdeki varyasyonu azaltarak hata oranını düşürmeyi ve kaliteyi artırmayı hedefler. Özellikle büyük ölçekli yayıncılar için uygundur.

• Makale kabul/ret oranlarındaki tutarsızlıkları giderme
• Yayın takvimine uyum oranını artırma
• Hata oranlarını düşürme

3. Denetim Yöntemleri ve Araçları

Denetim, derginin belirlenen standartlara ve politikalara uygunluğunu düzenli olarak kontrol etme sürecidir.

3.1. İç Denetimler

Dergi ekibi tarafından periyodik olarak yapılan kendi kendine değerlendirmelerdir. İç denetimler, derginin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek için önemlidir.

• Kontrol Listeleri: Yayın politikaları, etik kurallar, hakemlik süreci, web sitesi içeriği gibi alanlarda detaylı kontrol listeleri oluşturulmalıdır.
• Süreç Akış Analizi: Makale gönderiminden yayına kadar tüm süreç adımları gözden geçirilmeli, darboğazlar ve verimsizlikler tespit edilmelidir.
• Paydaş Geri Bildirimleri: Yazarlar, hakemler ve okuyuculardan düzenli olarak geri bildirim toplanmalı ve analiz edilmelidir.

3.2. Dış Denetimler

Bağımsız uzmanlar veya kuruluşlar tarafından yapılan denetimlerdir. Dış denetimler, objektif bir bakış açısı sunar ve derginin uluslararası standartlara uygunluğunu doğrular.

• İndeksleyici Kuruluşların Değerlendirmeleri: Web of Science, Scopus, DOAJ gibi indeksleyici kuruluşların periyodik değerlendirmeleri.
• Yayıncılık Etik Kuruluşları: COPE gibi etik kuruluşların yönergelerine uyum denetimleri.
• Bağımsız Danışmanlık: Yayıncılık alanında uzman bağımsız danışmanlardan hizmet almak.

3.3. Performans Metrikleri ve Analitik Araçlar

Denetim ve iyileştirme süreçlerini desteklemek için nicel veriler toplanmalı ve analiz edilmelidir.

• Makale Yönetim Sistemleri Raporları: OJS, ScholarOne gibi sistemlerden alınan süreç verileri (hakemlik süresi, kabul/ret oranları).
• Web Analitikleri: Google Analytics gibi araçlarla web sitesi trafiği, makale görüntüleme ve indirme sayıları.
• Atıf Veri Tabanları: Web of Science, Scopus, Google Scholar gibi veri tabanlarından alınan atıf sayıları ve bibliyometrik metrikler.
• Altmetrik Araçları: Altmetric.com gibi araçlarla sosyal medya ve diğer çevrimiçi platformlardaki etkileşimler.

4. Sürekli İyileştirme ve Denetim Alanları

Derginin tüm operasyonel ve editoryal süreçleri sürekli iyileştirme ve denetim kapsamına alınmalıdır.

4.1. Editoryal Süreçler

• Yayın Politikaları: Politikaların güncelliği, netliği ve uluslararası standartlara uygunluğu.
• Editoryal Kurul: Kurul üyelerinin aktif katılımı, uzmanlık alanları ve çeşitliliği.
• Hakem Seçimi ve Yönetimi: Hakem havuzunun kalitesi, hakem atama süreçleri ve hakem performansının izlenmesi.
• Makale Kabul Kriterleri: Kabul kriterlerinin tutarlılığı ve bilimsel kaliteye uygunluğu.

4.2. Hakem Değerlendirme Süreci

• Süreç Hızı: Hakem değerlendirme sürelerinin kısaltılması.
• Geri Bildirim Kalitesi: Hakem raporlarının yapıcı, detaylı ve zamanında olması.
• Etik Uygunluk: Hakemlerin etik kurallara uygun davranması ve çıkar çatışmalarının yönetimi.

4.3. Yayıncılık ve Dağıtım

• Yayın Takvimi: Yayınların belirlenen takvime uygun olarak yapılması.
• Teknik Kalite: Makalelerin formatı, dil bilgisi ve teknik uyumluluğu.
• Dijital Erişilebilirlik: Web sitesi performansı, DOI kullanımı ve kalıcı arşivleme çözümleri.

4.4. Etik ve Şeffaflık

• İntihal Kontrolü: İntihal tespit yazılımlarının etkin kullanımı ve intihal vakalarına müdahale.
• Çıkar Çatışması Beyanları: Tüm paydaşların çıkar çatışması beyanlarının eksiksiz olması.
• Açık Erişim Politikaları: Açık erişim politikalarının şeffaf ve tutarlı bir şekilde uygulanması.

5. Sürekli İyileştirme ve Denetim İçin Pratik Adımlar

5.1. Düzenli Toplantılar ve Gözden Geçirmeler

• Editöryal Kurul Toplantıları: Ayda veya üç ayda bir düzenli toplantılarla süreçlerin gözden geçirilmesi.
• Hakem Geri Bildirim Toplantıları: Hakemlerden gelen geri bildirimlerin değerlendirilmesi ve iyileştirme alanlarının belirlenmesi.
• Yazar Geri Bildirimleri: Yazarlardan gelen şikayet ve önerilerin sistematik olarak toplanması ve analiz edilmesi.

5.2. Eğitim ve Gelişim

• Editöryal Ekip Eğitimi: Yayıncılık standartları, etik kurallar ve yeni teknolojiler konusunda düzenli eğitimler.
• Hakem Eğitimi: Hakemlerin değerlendirme becerilerini geliştirmelerine yönelik eğitim programları.
• Yazar Bilgilendirmesi: Yazarların derginin politikaları ve beklentileri hakkında bilgilendirilmesi.

5.3. Teknolojik Destek

• Makale Yönetim Sistemi Optimizasyonu: Kullanılan sistemin tüm özelliklerinin etkin bir şekilde kullanılması ve güncellenmesi.
• Otomatik Raporlama: Süreç performansını izlemek için otomatik raporlama sistemleri kurulması.
• Veri Analizi Araçları: Performans verilerini analiz etmek için uygun araçların kullanılması.

6. Başarı Hikayeleri ve Örnek Uygulamalar

Birçok dergi, sürekli iyileştirme ve denetim yöntemlerini uygulayarak indekslerdeki konumlarını güçlendirmiştir.

• Örnek 1: X Dergisi: Hakem değerlendirme sürelerini %30 kısaltarak yazar memnuniyetini artırdı ve indeks sıralamasında yükseldi.
• Örnek 2: Y Dergisi: Etik politikalarını güçlendirerek ve intihal kontrolünü sıkılaştırarak güvenilirliğini artırdı ve yeni indekslere kabul edildi.
• Örnek 3: Z Dergisi: Web sitesi performansını ve metaveri kalitesini iyileştirerek makale görüntüleme sayılarını %50 artırdı.

Sonuç

Akademik indekslerde kayıt sürecinde ve sonrasında sürekli iyileştirme ve denetim yöntemleri, derginizin uzun vadeli başarısı için vazgeçilmezdir. PDCA döngüsü gibi modelleri uygulayarak, iç ve dış denetimlerle süreçlerinizi gözden geçirerek ve performans metriklerini düzenli olarak izleyerek derginizin kalitesini sürekli olarak artırabilirsiniz. Bu proaktif yaklaşım, derginizin akademik camiadaki itibarını güçlendirecek, nitelikli yazarları çekecek ve bilimsel bilginin daha etkin bir şekilde yayılmasına katkıda bulunacaktır. Unutmayın ki, mükemmellik bir varış noktası değil, sürekli bir yolculuktur.