Index Sistemlerinde Çift Kayıt Problemleri ve Çözüm Önerileri

İndeks Sistemlerinde Çift Kayıt Problemleri ve Çözüm Önerileri

Akademik yayıncılıkta, bir makalenin veya bir derginin farklı indeksleme sistemlerinde veya aynı indeks içerisinde birden fazla kez, farklı tanımlayıcılarla veya varyasyonlarla yer alması durumu "çift kayıt" (duplicate record) problemi olarak adlandırılır. Bu durum, hem araştırmacıların literatür taramalarını zorlaştırır hem de bibliyometrik analizlerin (örneğin, atıf sayıları, h-indeksi) doğruluğunu olumsuz etkileyebilir. Ayrıca, dergilerin ve yazarların akademik itibarı açısından da kafa karışıklığına yol açabilir. İndeks sistemlerinde çift kayıt problemlerinin nedenlerini anlamak ve bunlara yönelik etkili çözüm önerileri geliştirmek, bilimsel iletişimin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için önemlidir.

Çift Kayıt Problemlerinin Başlıca Nedenleri:

Çift kayıt sorunları çeşitli faktörlerden kaynaklanabilir:

1. Meta Veri Tutarsızlıkları:

   • Makale başlıklarında, yazar adlarında (farklı yazım şekilleri, kısaltmalar, evlilik sonrası soyadı değişiklikleri), kurum adlarında veya yayın tarihlerinde küçük farklılıklar olması, indeksleme algoritmalarının aynı kaydı farklı varlıklar olarak algılamasına neden olabilir.
   • Örneğin, bir yazarın adının "Ali Veli Yılmaz", "A. V. Yilmaz" veya "Ali Yilmaz" şeklinde farklı yayınlarda geçmesi çift kayıtlara yol açabilir.

2. Farklı Tanımlayıcıların Kullanımı veya Eksikliği:

   • DOI (Digital Object Identifier), ISSN (International Standard Serial Number), ISBN (International Standard Book Number) gibi standart tanımlayıcıların eksik veya hatalı kullanılması, kayıtların eşleştirilmesini zorlaştırır.
   • Bir makalenin hem basılı hem de elektronik versiyonu için farklı ISSN'ler olması veya birinin eksik olması durumunda çift kayıt oluşabilir.

3. Yayıncı Hataları veya Farklı Platformlarda Yayınlama:

   • Yayıncıların indeksleme servislerine veri gönderirken teknik hatalar yapması veya aynı içeriği farklı zamanlarda, farklı meta verilerle tekrar göndermesi.
   • Bir makalenin ön baskı (preprint) sunucularında, kurumsal arşivlerde ve nihai olarak bir dergide yayınlanması durumunda, bu farklı versiyonlar bazen ayrı kayıtlar olarak indekslenebilir.

4. İndeksleme Algoritmalarının Sınırlılıkları:

   • İndeksleme sistemlerinin kullandığı otomatik eşleştirme ve birleştirme algoritmaları mükemmel değildir ve bazen benzer ancak farklı kayıtları birleştiremeyebilir veya farklı kayıtları yanlışlıkla birleştirebilir.

5. Dergi Adı Değişiklikleri veya Birleşmeleri:

   • Bir derginin adının değişmesi veya başka bir dergiyle birleşmesi durumunda, eski ve yeni adla yayınlanan makaleler ayrı dergilere aitmiş gibi indekslenebilir.

6. Konferans Bildirilerinin Farklı Versiyonları:

   • Bir konferans bildirisinin önce özet olarak, sonra tam metin olarak veya daha sonra genişletilmiş bir dergi makalesi olarak yayınlanması, farklı kayıtların oluşmasına neden olabilir.

Çift Kayıt Problemlerinin Olumsuz Etkileri:

• Bibliyometrik Analizlerde Hatalar: Atıf sayılarının bölünmesine, yazar veya dergi etki metriklerinin (h-indeksi, etki faktörü) yanlış hesaplanmasına yol açar.
• Literatür Taramalarında Verimsizlik: Araştırmacılar aynı çalışmanın farklı versiyonlarıyla karşılaşarak zaman kaybedebilir ve literatürün gerçek boyutunu anlamakta zorlanabilirler.
• Akademik Değerlendirmelerde Yanılgılar: Akademik atama ve yükseltmelerde veya proje değerlendirmelerinde, yazarın veya kurumun yayın performansının eksik veya yanlış değerlendirilmesine neden olabilir.
• Kaynak Yönetiminde Zorluklar: Kütüphaneler ve kurumlar için aynı içeriğe birden fazla kez erişim sağlama veya abonelik maliyetlerine yol açabilir.

Çözüm Önerileri ve İyi Uygulamalar:

Çift kayıt problemlerini en aza indirmek ve çözmek için hem yayıncıların, hem araştırmacıların hem de indeksleme servislerinin ortak çabası gereklidir:

1. Yayıncılar İçin:

   • Standart Tanımlayıcıların Kullanımı: Her makale için DOI, her dergi için doğru ISSN (basılı ve elektronik için ayrı) kullanımını zorunlu hale getirin.
   • Meta Veri Kalitesini Artırın: Yazar adları, kurum bilgileri, yayın tarihleri gibi meta verilerin doğru, eksiksiz ve tutarlı olmasını sağlayın. ORCID gibi yazar tanımlayıcılarının kullanımını teşvik edin.
   • İndeksleme Servisleriyle Etkili İletişim: İndeksleme servislerine veri gönderirken dikkatli olun ve teknik yönergelerine uyun. Olası çift kayıt durumlarını bildirin ve düzeltilmesini talep edin.
   • Dergi Adı Değişikliklerini Yönetin: Dergi adı değişikliklerinde veya birleşmelerinde durumu indeksleme servislerine zamanında ve net bir şekilde bildirin.

2. Araştırmacılar (Yazarlar) İçin:

   • Tutarlı İsim Kullanımı: Tüm yayınlarınızda adınızı ve kurum bilginizi tutarlı bir şekilde kullanın. Evlilik veya başka nedenlerle soyadı değişikliği olduysa, bunu yayınlarınızda ve profilinizde belirtin.
   • ORCID Kullanımı: Ücretsiz bir ORCID (Open Researcher and Contributor ID) hesabı oluşturun ve tüm yayınlarınızı bu kimlikle ilişkilendirin. Bu, yayınlarınızın doğru bir şekilde size atfedilmesine yardımcı olur.
   • Yayın Listelerini Kontrol Etme: Google Scholar, Scopus, Web of Science gibi platformlardaki yazar profillerinizi düzenli olarak kontrol edin ve olası çift kayıtları veya yanlış atfedilmiş yayınları ilgili platforma bildirin.
   • Farklı Versiyonları Açıkça Belirtme: Bir çalışmanın farklı versiyonları (örneğin, konferans bildirisi, dergi makalesi) yayınlanıyorsa, aralarındaki ilişkiyi ve önceki versiyonları açıkça belirtin.

3. İndeksleme Servisleri İçin:

   • Gelişmiş Eşleştirme Algoritmaları: Kayıtları daha doğru bir şekilde eşleştirmek ve birleştirmek için algoritmalarını sürekli olarak iyileştirmelidirler.
   • Kullanıcı Geri Bildirim Mekanizmaları: Kullanıcıların (yazarlar, editörler, kütüphaneciler) çift kayıtları veya diğer hataları kolayca bildirebilecekleri ve düzelttirebilecekleri etkili mekanizmalar sunmalıdırlar.
   • Veri Kalitesi Kontrolleri: Yayıncılardan gelen verilerin kalitesini daha sıkı bir şekilde kontrol etmeli ve standartlara uyumu teşvik etmelidirler.

4. Kurumlar ve Kütüphaneler İçin:

   • Araştırmacılarını ORCID kullanımı ve tutarlı yayın pratikleri konusunda eğitmeli ve teşvik etmelidirler.
   • Kurumsal yayın arşivlerinde meta veri kalitesine özen göstermelidirler.

Çift kayıt problemleri, akademik iletişimin karmaşıklığından kaynaklanan ve tamamen ortadan kaldırılması zor olan sorunlardır. Ancak, standartların benimsenmesi, teknolojinin etkin kullanımı ve tüm paydaşların işbirliği ile bu sorunların etkisi önemli ölçüde azaltılabilir ve daha güvenilir bir bilimsel kayıt sistemi oluşturulabilir.