Makale Yönetiminde Otomasyon ve Robotik Süreçler

Giriş

Akademik yayıncılık, makale gönderiminden hakem değerlendirmesine, editöryal süreçlerden yayına kadar birçok aşamayı içeren karmaşık bir ekosistemdir. Geleneksel olarak yoğun insan emeği gerektiren bu süreçler, dijitalleşme ve otomasyon teknolojilerinin gelişimiyle birlikte önemli bir dönüşüm geçirmektedir. Özellikle Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ve diğer otomasyon araçları, makale yönetiminde verimliliği artırma, hata oranlarını azaltma ve yayın süreçlerini hızlandırma potansiyeli sunmaktadır. Bu blog yazısında, makale yönetiminde otomasyon ve robotik süreçlerin nasıl kullanıldığını, sunduğu avantajları ve gelecekteki etkilerini detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.

1. Makale Yönetiminde Otomasyonun Önemi

Makale yönetim süreçlerinde otomasyon, dergi editörleri, yayıncılar ve araştırmacılar için bir dizi fayda sağlar. Manuel olarak yürütülen tekrar eden görevler, zaman alıcı olmanın yanı sıra insan hatasına da açıktır. Otomasyon, bu sorunları çözerek süreçleri daha akıcı ve güvenilir hale getirir:

• Verimlilik Artışı: Rutin görevlerin otomatikleştirilmesi, editöryal ekibin daha stratejik ve katma değerli işlere odaklanmasını sağlar.
• Hata Azaltma: Otomatik sistemler, manuel veri girişinden veya işlem hatalarından kaynaklanan yanlışlıkları minimize eder.
• Süreç Hızlandırma: Makale kabulünden yayına kadar geçen süreyi kısaltarak, bilimsel bilginin daha hızlı yayılmasına olanak tanır.
• Maliyet Tasarrufu: Operasyonel maliyetleri düşürür ve kaynakların daha etkin kullanılmasına yardımcı olur.
• Şeffaflık ve İzlenebilirlik: Otomatik sistemler, süreçlerin her aşamasını kaydederek daha şeffaf ve izlenebilir bir yönetim sağlar.

2. Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir?

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), yazılım robotları (botlar) kullanarak insan benzeri etkileşimlerle bilgisayar tabanlı, kural tabanlı ve tekrar eden iş süreçlerini otomatikleştirme teknolojisidir. RPA botları, mevcut sistemlerin kullanıcı arayüzleri üzerinden çalışır, yani mevcut yazılımlarda herhangi bir değişiklik yapmaya gerek kalmadan otomasyon sağlar. [1]

3. Makale Yönetiminde Otomasyon ve RPA Uygulama Alanları

Makale yönetiminin birçok aşamasında otomasyon ve RPA çözümleri kullanılabilir:

a. Makale Gönderim ve Ön Kontrol

• Otomatik Veri Girişi ve Doğrulama: Yazarların gönderdiği makalelerdeki yazar bilgileri, anahtar kelimeler, özetler ve referanslar gibi meta veriler, RPA botları tarafından otomatik olarak çıkarılabilir ve derginin veritabanına girilebilir. Bu verilerin tutarlılığı ve doğruluğu otomatik olarak kontrol edilebilir.
• Format Kontrolü: Makalelerin derginin formatlama kurallarına (font, satır aralığı, başlık hiyerarşisi vb.) uygunluğu otomatik olarak denetlenebilir. Uygun olmayan makaleler yazara otomatik olarak geri gönderilebilir.
• İntihal Taraması: Makale gönderildikten hemen sonra, intihal tespit yazılımları (örneğin, iThenticate, Turnitin) RPA botları aracılığıyla otomatik olarak çalıştırılabilir ve sonuçlar editöre iletilebilir.

b. Hakem Değerlendirme Süreci

• Akıllı Hakem Ataması: YZ destekli otomasyon sistemleri, makalenin konusuna, anahtar kelimelerine ve hakemlerin uzmanlık alanlarına göre en uygun hakemleri otomatik olarak önerebilir. Bu, editörlerin hakem bulma süresini kısaltır ve daha doğru atamalar yapılmasını sağlar.
• Otomatik Davet ve Takip: Hakemlere otomatik davet e-postaları gönderilebilir, yanıtlar takip edilebilir ve belirlenen süre içinde değerlendirme yapmayan hakemlere hatırlatmalar gönderilebilir.
• Değerlendirme Formu Yönetimi: Hakemlerin doldurduğu değerlendirme formları otomatik olarak işlenebilir ve sonuçlar editör paneline aktarılabilir.

c. Editöryal Karar ve Revizyon Süreçleri

• Karar Bildirimi Otomasyonu: Hakem değerlendirmeleri tamamlandıktan sonra, editörün kararı (kabul, red, revizyon) yazara otomatik olarak bildirilebilir. Revizyon talepleriyle birlikte hakem yorumları ve editör notları otomatik olarak gönderilebilir.
• Revize Edilmiş Makale Takibi: Yazarların revize edilmiş makaleleri sisteme yüklemesi ve bu makalelerin ilgili hakemlere veya editörlere otomatik olarak yönlendirilmesi sağlanabilir.

d. Yayın ve Arşivleme

• Otomatik Yayın Hazırlığı: Kabul edilen makalelerin son versiyonları, yayın formatına (PDF, HTML, XML) otomatik olarak dönüştürülebilir ve derginin web sitesine veya indekslere yüklenebilir.
• DOI Ataması: Her makaleye otomatik olarak Digital Object Identifier (DOI) atanabilir.
• İndeksleme ve Veritabanı Güncelleme: Makaleler yayınlandıktan sonra, ilgili indekslere (Scopus, DOAJ, TR Dizin vb.) otomatik olarak bildirim gönderilebilir ve derginin kendi veritabanı güncellenebilir.

4. Gelecek Perspektifi ve Zorluklar

Makale yönetiminde otomasyon ve RPA kullanımı giderek yaygınlaşacak ve yapay zeka ile daha da entegre olacaktır. Akıllı otomasyon (Intelligent Automation - IA), RPA'yı YZ yetenekleriyle (makine öğrenimi, doğal dil işleme) birleştirerek daha karmaşık ve bilişsel görevleri otomatikleştirme potansiyeli sunmaktadır. [2]

Ancak, bu dönüşüm sürecinde bazı zorluklar da bulunmaktadır:

• İlk Kurulum Maliyeti: Otomasyon sistemlerinin kurulumu ve entegrasyonu başlangıçta maliyetli olabilir.
• Süreç Karmaşıklığı: Çok karmaşık ve istisnai durumları içeren süreçlerin otomasyonu zor olabilir.
• İnsan Faktörü: Otomasyon, insan müdahalesini tamamen ortadan kaldırmaz. İnsanların hala stratejik karar verme, etik denetim ve karmaşık sorun çözme gibi alanlarda rolü olacaktır.
• Veri Güvenliği: Otomatik sistemlerin işlediği hassas verilerin güvenliği, siber tehditlere karşı korunması kritik öneme sahiptir.

Sonuç

Makale yönetiminde otomasyon ve robotik süreçler, akademik yayıncılıkta verimliliği, hızı ve doğruluğu artıran güçlü araçlardır. Tekrar eden ve kural tabanlı görevlerin otomatikleştirilmesi, editöryal ekiplerin daha stratejik işlere odaklanmasını sağlayarak bilimsel bilginin daha hızlı ve etkin bir şekilde yayılmasına katkıda bulunur. Gelecekte yapay zeka ile daha da entegre olacak bu teknolojiler, akademik yayıncılık ekosistemini daha akıllı, verimli ve sürdürülebilir hale getirecektir.

Referanslar

[1] Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ile Maksimum Verimlilik: https://nttdata-solutions.com/tr/inovasyon/robotik-surec-otomasyonu/ [2] Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Pazarı - Boyut, Trendler ... - zaptest: https://www.zaptest.com/tr/robotik-surec-otomasyonu-rpa-pazari-buyukluk-pay-buyume-trendler-ve-analiz